Зміни в Кодексі праці з січня 2026 року: що потрібно знати працівникам і роботодавцям

Зміни в Кодексі праці з січня 2026 року: що потрібно знати працівникам і роботодавцям

З 27 січня 2026 року в Польщі діють зміни, запроваджені законом від 4 грудня 2025 р. (опубліковано 12 січня 2026 р.) щодо:

1. терміну виплати еквівалента за невикористану відпустку (ekwiwalent za urlop),
2. розширення можливості робити окремі кадрові дії в паперовій або електронній формі,
3. порядку представництва працівників у питаннях ZFŚS (Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych — соціальний фонд підприємства).

Чітке регулювання виплат за невикористану відпустку

Одним із ключових нововведень є те, що вперше прямо визначено коли саме роботодавець має виплачувати грошовий еквівалент за невикористану відпустку при припиненні/закінченні трудових відносин.

Зміни в термінах виплат компенсації

Загальне правило (з 27.01.2026): еквівалент виплачується у день виплати заробітної плати, який встановлений у компанії (тобто “в зарплатний день”, а не обов’язково в останній день роботи).

Важливий виняток: якщо “зарплатний день” припадає до дати звільнення/закінчення договору, тоді еквівалент треба виплатити не пізніше ніж через 10 днів від дня припинення трудових відносин.

Якщо строк виплати припадає на вихідний/неробочий день: виплата має відбутися в робочий день, що передує цьому дню.

Електронний документообіг у кадрових справах

Друге важливе нововведення — розширення формулювання з “письмово” на “у паперовій або електронній формі” для низки дій у трудових відносинах. Це не означає, що все в HR тепер можна робити онлайн, але перелік конкретних заяв справді став “електронно-дружнім”.

Що саме можна робити в електронній формі (приклади)

Закон і роз’яснення ПІП (Państwowa Inspekcja Pracy) прямо вказують, що в електронній формі можуть подаватися/передаватися, зокрема:

• заява про індивідуальний графік роботи (indywidualny rozkład czasu pracy),
• заява про рухомий робочий час (ruchomy czas pracy),
• заява про час вільний за понаднормові (czas wolny za nadgodziny),
• заява про відпустку без збереження зарплати (urlop bezpłatny),
• окремі повідомлення роботодавця (наприклад, про моніторинг чи про перехід підприємства до іншого роботодавця) — також можуть передаватися електронно.

Важлива конкретика: ПІП підкреслює, що “електронну форму” слід розуміти широко — це може бути, наприклад, e-mail, якщо можливо ідентифікувати особу, яка подає заяву/згоду.

Що варто зробити роботодавцю: описати в політиках/регламентах, які канали приймаються (HR-система, e-mail, внутрішній портал), і як підтверджується авторство (корпоративна пошта, логін у системі тощо).

Представництво працівників у соціальному фонді (ZFŚS)

Третій блок змін стосується роботодавців, у яких немає профспілок. Раніше в багатьох питаннях ZFŚS вистачало узгодження з одним представником працівників. Тепер у таких випадках потрібно співпрацювати щонайменше з двома представниками, обраними працівниками.

Це має підсилити реальне представництво інтересів колективу при погодженні, зокрема, правил фонду та інших рішень, які закон вимагає “узгоджувати” з представниками працівників.

Підсумок

З 27.01.2026 зміни в польському трудовому праві роблять три речі більш визначеними та практичними:

• встановлюють чіткі строки виплати еквівалента за невикористану відпустку (із винятком “10 днів”),
• дозволяють робити низку HR-дій у паперовій або електронній формі (з конкретним переліком),
• посилюють участь працівників у питаннях ZFŚS — мінімум 2 представники за відсутності профспілок.

Ключові слова: зміни в Кодексі праці, виплата компенсації, еквівалент за невикористану відпустку, електронний документообіг, ZFŚS, представництво працівників, трудові відносини в Польщі.